1. 협상
오래 전부터 사람들은 최고의 재능이 있고, 최선의 노력을 다하며, 최고의 교육을 받은 사람들에게 성공이라는 보상이 돌아간다고 생각해 왔다. 그러나 오늘날의 승자는 재능을 가지고 노력하는 사람들뿐만 아니라, 원하는 것을 얻기 위해 협상을 해나갈 줄 아는 능력을 가진 사람에게 돌아간다. 그렇다면협상이란 무엇인가? 협상은 거미줄처럼 얽혀 있는 긴장과 대립 속에서 자신에게 유리한 결과를 얻기위해 정보와 힘을 사용하는 것을 말한다. 이 광범위한 정의를 깊이 생각해 보면, 우리는 사생활에서든직업과 일에 관계된 업무에 있어서든 줄곧 협상을 해오고 있음을 깨닫게 될 것이다.
그렇다면 협상은 어떻게 이루어지는가? 세상의 모든 협상은, 그것이 외교적이든 정치적이든 아니면주택을 구입하는 문제든 관계없이 다음과 같은 세 가지 중요한 요소가 항상 포함되어 있기 마련이다.
정보 - 당신이 상대에 대해 알고 있는 것보다 상대측이 당신에 대해 더 많이 알고 있을 것이라고 생각하게 된다.
시간 - 상대는 당신처럼 조직의 압력, 시간의 제약, 최종기한 등과 같은 어려움이 없는 것으로 생각하게 된다.
힘 - 상대는 당신보다 더 많은 힘과 권위를 가지고 있다고 생각하게 된다.
우리는 협상 능력이 있느냐, 없느냐에 따라 주위환경에 영향력을 행사할 수도 있고, 그렇지 못할 수도있다. 협상 능력은 자신의 인생을 지배할 수 있을 것 같은 자신감을 심어준다. 이것은 사기가 아니다.더욱이 나를 신뢰하는 사람들을 협박해서 무엇인가를 얻어내는 것도 아니다. 이것은 자신이 원하는대로 일을 진행시키기 위해 당신과 다른 사람들의 필요를 충족시키는 것이며, 당신의 행동에 영향을주기 위해 당신의 정보와 시간과 힘을 분석하는 행위이다.
어떤 것에 대해서 협상을 하고 안하고는 다음 질문에 대한 대답에 전적으로 달려 있다.
* 이 특별한 상황에서 협상을 하는 것이 내게 있어 편한가?
* 협상을 하면 내가 필요로 하는 것을 충족시킬 수 있는가?
* 협상의 결과로 얻는 이익이 내가 소비하는 정력과 시간만큼 가치가 있는 일인가?
당신이 볼 때 위의 질문에 그렇다라고 대답할 수 있을 때가 바로 협상을 시작해야 할 때다. 그러기위해서는 늘 상황을 유리하게 이끌어갈 수 있는 힘을 가지고 있어야 한다. 필요에 따라 기회를 선택하라. 당신에게 가장 큰 이득을 주는 데 관심이 없는 사람들에 의해 조종당하거나 위축되지 말라. 주어진 상황에 대해서 어떤 태도를 취할 것인가에 대해 당신은 자유롭게 선택할 수 있으며, 원하는 결과를 이끌어낼 능력도 있다. 다시 말하면, 삶의 틀을 만들고 개선해 가는 데 당신은 자신이 생각하는것보다 훨씬 더 큰 역할을 할 수 있다는 것이다.
2 . 협상에 이용되는 몇 가지 테크닉들
가상 시나리오를 한 편 써보도록 하자. 당신 부부는 지금 시어즈 백화점에서 당신이 부담할 수 있는액수보다 더 비싼 냉장고를 보고 있다. 당신은 이것이 너무나 갖고 싶다. 이것은 협상할 만한 가치가있다. 그렇다면 밀고 나가라. 하지만 어떻게? 또 무슨 말이나 행동을 취해야 하는가?
경쟁의식을 유발하라. 처음부터 자신을 너무 한정시켜서 규정짓지 말라. 즉 당신을 냉장고를 사야 하는 사람으로만 간주하지 말라는 말이다. 다시 말해, 당신을 자신이 가지고 있는 돈을 팔려는 사람으로 생각하라. 당신의 돈을 원하는 사람이 많으면 많을수록 당신 돈의 가치는 올라가게 된다. 그렇다면당신의 돈을 놓고 경쟁을 유발시키도록 하자. 경쟁심을 일으키는 방법은 아주 간단하다. 판매원에게경쟁관계에 있는 다른 판매점에서 유사한 모델을 더 낮은 가격으로 판매하고 있다고 은근히 귀띔해주면 된다.
필요를 충족시켜라. 당신은 거래에서 또 하나의 당사자이다. 이상적인 협상은 거래를 마쳤을 때, 양측모두 이기거나 돈을 벌어야 한다. 판매원에게 당신의 필요에 대해서 예민하게 의식할 수 있게 하는몇 가지 방법이 있다. 그 중에서 당신이 취할 수 있는 효과적인 방법은 흠잡기 작전이다. 판매원이지켜보는 동안 냉장고 쪽으로 다가가서 그것을 아주 세밀하게 살펴본 후 소리친다. 여기에 약간 흠이있군요! 또는, 내부결함으로 인한 할인 작전을 이용할 수 있다. 매장에 전시되어 있는 모델에는 반드시 불확실한 점들이 있게 마련이다. 언뜻 보면 지나칠 수 있겠지만 거기에는 반드시 흠이 있게 마련이다.
최후 통첩. 당신에게 더 이상 협상할 시간이나 마음이 없다고 가정할 때, 처음부터 판매원에게 말한다. 자, 당신은 이 냉장고를 팔아야 하고, 난 이것을 사고 싶소. 그러니 450달러에 팔든지 말든지 하시오. 당신이 몸을 돌려 밖으로 걸어나가면 그 판매원이 거리까지 따라나올까? 아니다. 왜? 그와 당신 사이에는 전반적인 거래에서 재고할 만한 어떤 관계도 이루어져 있지 않기 때문이다. 게다가 판매원은 당신에게 거부감까지 느낄 것이다. 최후 통첩이 먹혀들게 하는 중요한 요소는 언제나 판매원, 즉상대방이 들인 시간과 힘의 정도에 비례한다.
이해가 안 가는데요. 처음 거래를 시작할 때부터 너무 빨리 이해하지 말라. 만나자마자 자신의 지적수준을 드러내 보이지 말라. 자기가 말하고 듣는 비율을 잘 파악하고 있어야 하고, 비록 답을 알 수있을 것 같아도 오히려 질문할 수 있는 여유를 가져라. 다른 사람으로부터 도움을 받으려 할 경우, 사람들은 대부분 상호 이익이 되는 관계를 만들려는 경향이 있다. 그러나 이 경우 최소한 상대측으로하여금 시간이든 정보든 노력이든 뭔가 투자를 하게 해서 최후 통첩이 먹혀들게 하고 결국 자신에게이익이 돌아오게 해야 한다.
최후 통첩 성공시키기. 상대측에게 다른 선택의 여지가 없도록 해야 한다. 최후 통첩은 협상의 막바지에 제시되어야 한다. 협상에서 사용되는 언어는 상대방의 기분을 상하게 해서는 안 된다. 부드러운 통보가 상대방에게 먹혀들 수 있으며 그런 말이야말로 자신이 실제로 처해 있는 상황을 진실되게 전해주기 때문이다. 또, 당신의 최종 입장을 어떤 식으로든 문서나 적절한 자료의 형태로 확인해 두는 것이 현명한 행동이다. 서류 형태로 되어 있는 공식적인 예산을 보여주는 것도 효과가 있다. 어떤 식으로든 대안을 찾을 수 있는 여지를 상대측에게 남겨 둬야한다. 다른 어떤 것보다 월등한, 아니면 최소한 다른 것에 비해서 바람직한 하나의 대안을 택하도록 상황을 조성하도록 한다.
3 . 힘
나는 힘을 사람, 사건, 상황 그리고 스스로를 제어할 수 있고 일을 끝낼 수 있는 재능이나 능력이라고정의했다. 그러나 힘은 절대로 그 자체가 목적이 되어서는 안 된다. 힘은 목적지로 갈 수 있도록 도와주는 수단이어야 한다. 우리는 우리 스스로를 보호하기 위해, 그리고 우리 인생에 대한 통제력을 가질수 있다고 확신하기 위해 힘을 필요로 한다. 당신은 많은 힘을 갖고 있다. 그러니 이제 당신에게 중요한 목표들을 현명하게 달성하기 위한 수단으로 힘을 사용하라.
합법성의 힘. 우리가 사는 사회의 사람들은 인쇄된 것은 무엇이든지 경외심을 갖고 대한다. 인쇄된 문구, 서류, 표지들은 합법적인 권위를 지닌다. 어떤 합법성이든 이의가 제기되거나 도전을 받을 수 있다. 이럴 때 당신은 당신에게 이롭다고 판단될 경우에는 합법성의 힘을 이용하고, 그 반대라면 그 힘에 이의를 제기해야 한다.
동참에서 얻는 힘. 항상 모든 일을 할 때에는 다른 사람들의 참여를 얻어내라. 그들로 하여금 행동을취하게 하라. 그러면 그들도 위험부담의 일부분을 지게 된다. (기억할 것은, 그들이 지원을 해서 시작한 일은 끝까지 지원한다.) 그 행동이 당신뿐 아니라 그들 자신의 것이 되도록 만들어라. 관여는 참여를 낳는다. 그리고 참여는 힘을 낳는다.
전문지식의 힘. 이 시대에는 전문지식에 대한 존경심이 만연해 있다. 만일 당신이 전문지식을 갖고 있는 사람으로 인정받고 싶다면, 협상 초기에 당신의 출신 배경과 자격을 상대방에게 증명해 보여라. 복잡한 협상을 할 때, 참가자들은 종종 논의되고 있는 내용의 어떤 면에서는 전문지식이 부족하다는 사실을 이용하라. 그리고 가능한, 당신이 가지고 있다고 다른 사람들이 생각하는 지식을 실제로 습득하라. 미리 대비하라. 만일 그 협상이 당신에게 꼭 이겨야 할 만큼 중요하다면, 당신의 시간을 내서 맹렬히 공부할 만큼의 가치가 있을 것이다.(협의를 하기 전에 그 주제에 대해 맹렬히 공부하라.) 만일 당신이 그 지식을 갖고 있지 않다면, 그저 예리한 말 몇 마디 정도를 하거나, 전문용어 중 몇 개를 선택해서 가끔 사용하라. 그런 뒤 입을 다물어라. 무엇보다도, 잘난 체하면 안 된다.
필요 지식이 갖는 힘. 어떤 거래가 당신의 시간과 돈을 들일 가치가 있는 일이라면, 그 거래를 성사시킬 수 있도록 철저한 사전정보와 준비를 해둘 만한 가치가 있다. 이렇게 함으로써 최선의 협상을 이끌어 갈 수 있는 값진 정보를 얻을 수 있다. 만일 내가 상대방이 요구에 응하지 못할 수 있을 경우,그가 말로 표현하지 않았던 진정한 필요를 충족시켜줄 수 있다면, 그와 나는 서로 충분한 만족을 느낀다. 상대가 드러내지 않았던 필요를 충족시켜 주는 것이 성공적인 협상을 낳는 길이다.
보상과 벌이 가져오는 힘. 반대급부의 가능성을 얻지 못하면 상대방의 긴장을 풀어주지 말라. 당신이목표한 것을 받아낼 때까지 상대방을 혼란스럽게 하라. 당신이 충분히 위험을 감수할 준비가 되어 있고, 힘을 행사하려 한다는 것을 상대방이 인식하게 되면, 기회주의적인 태도나 발상을 처음부터 갖지못하게 될 것이다.
4 . 시간
이제 시간의 흐름이 협상 과정에 어떤 영향을 미치는지 검토해 봐야 한다. 사실, 모든 행동은 막판에 일어난다. 이것은 다른모든 독립적인 상황에서도 맞아떨어진다. 사람들은 언제 소득세를 내는가? 물론 기간이 꽉 차야 한다. 심지어 미국 의회처럼 교육을 잘 받은 책임감 있는 기관에서도 대부분의 법안은 폐회 직전에 통과된다. 그러므로 어떤 협상에서든지 가장 중요한 양보행위나 해결 움직임은 마감 바로 직전에 이루어진다. 상황이 이렇다면 나는 당신의 마감시간을 알고 당신은 나의 마감시간을모른다면 누가 우선권을 쥐겠는가? 비록 나의 마감시간이 당신의 마감시간 바로 직후일지라도 나는초조해하는 당신의 모습을 지켜보면서 어느 것도 양보하지 않고 버틸 것이다.
그러므로 침착하게 행동할 적기를 파악하라. 일반적으로 인내함으로써 이득을 얻게 된다. 적대관계에있는 사람끼리의 협상에서 당신이 할 수 있는 최선의 전략은 마감시간을 상대에게 드러내지 않는 것이다. 또, 결코 맹목적으로 마감시간을 지키려고 하지 말라. 당신이 마감시간에 임박해 가거나, 넘겼거나, 혹은 그 시점에 이르렀을 그 순간에 따르게 마련인 득과 실을 잘 평가해 보라. 상대측이 냉정하고평온해 보일지라도 그들에게도 마감시간은 정해져 있다. 그들이 겉으로 내비치는 평온함은 대개 긴장감과 압박감에서 나오는 것들이 대부분이다. 다급한 행동은 이익이 확실히 보장되어 있을 때에만 취하라. 오로지 천천히 그리고 참을성 있게 행동할 때만이 원하던 결과를 얻어낼 수 있다. 대부분의 경우, 마감시간이 다가옴에 따라 아주 발전적인 해결책을 제시하거나 심지어는 상대편에 의해 협상의진행 방향이 급선회되는 힘의 변동이 일어난다.
5. 정보
정보는 아주 중요한 사항이다. 정보는 성공이라는 창고로 들어가는 문을 여는 열쇠이다. 이것은 현실에 대한 평가와 우리들이 내리는 결정에 영향을 준다. 말할 것도 없이 상대편이 진정으로 원하는 것이 무엇이고, 그들의 제약이나 약점이 무엇이며, 마감시효는 언제인지를 안다면 커다란 도움이 된다.
그러면 이런 정보를 어떻게 하면 얻어낼 수 있을까? 가급적 준비는 빨리 시작해야 정보를 얻기가 더욱 용이하다. 당신은 인정된, 공식적인 만남에 앞서 많은 정보를 얻어내야 한다. 협상이 있기 전에 정보를 수집하는 동안 당신은 은밀하게 지속적으로 탐색해야 한다.어떤 사람은 위압적이고 단점이 없어 보일수록 상대방이 더 많은 얘기를 해줄 것이라고 생각한다. 그
러나 실제는 그와 반대이다. 혼란스러워 보이고 무방비 상태에 있는 것처럼 보일수록 그들은 더욱 쉽게 당신에게 정보를 제공하고 충고도 해준다. 이런 식으로 접근할 때, 말하는 것보다 더 많은 것을 쉽게 듣게 된다는 것을 알게 될 것이다. 그리고 답을 해주기보다는 질문을 더 많이 해야 한다. 실제로답을 뻔히 알고 있더라도 질문을 해야 한다. 그렇게 함으로써 상대편이 하는 말의 신뢰도를 시험해볼 수 있다. 그렇다면 누구한테서 정보를 수집할 수가 있는가? 협상하면서 만나게 될 사람과 함께 일하거나 그를 위해서 일하는 사람, 아니면 과거에 그와 거래가 있었던 사람이면 누구에게서도 정보를수집할 수 있다.
눈치가 빠른 사람들이 당신과 진지한 대화를 하지 않으려 하면, 외견상으로 대화의 밝혀진 내용 정도를 보아 당신도 다른 단계의 정보를 주는 수준까지 나가야 한다. 이것이 주도면밀한 상호간의 위험감수 행위이다. 진행단계에서 조심스러운 말로 취사 선택된 정보를 제공할 때 당신은 당신이 제공하는정보에 대해 상대편이 이질감을 느끼지 않도록 해야 한다. 또, 변화나 새로운 생각은 조금씩 천천히소개될 때에만 받아들여질 수 있다는 것을 명심하라. 오직 인내를 통해서만 당신은 그들을 변화시킬수 있고, 당신의 목표에 다가갈 수 있다.
마침내 협상을 하게 되면, 효율적으로 경청하는 기술을 발휘하도록 자신을 훈련시켜야 한다. 여기서말하는 주의 깊은 경청과 관찰이라는 것은 상대편이 말하는 것을 그저 듣는 것뿐만 아니라 대화의 표면에서는 생략된 채 넘어가 버리는 것들까지 이해하는 것을 말한다. 당신이 전반적인 얘기를 듣게 된다면, 그것은 바로 지금까지 실제로 얘기된 것들을 명확하게 해두기 위해 상세한 질문을 시작하라는암시다. 또, 협상을 해야 하는 사람이라면 어떤 의사소통에서도 비언어적인 요소들에 민감해야 한다.
그러므로 협상 중에는 한 발자국 물러서서 제 3의 귀와, 눈으로 듣고 볼 수 있도록 노력해야 한다. 이런 초연함만이 말을 그 자체로 적합한 비언어적 맥락에서 듣고 그 양상을 볼 수 있게 해준다. 협상에서의 암시는 그것이 전체의 일부로서 의미를 갖게 되고 협상이 나아가고 있는 방향을 제시해 준다.한 가지 더 말하자면, 양보행위의 증감률 추이를 열심히 관찰하라. 그것이 상대가 부여받은 권한의 진정한 한계를 강력하게 시사해 주기 때문이다.
6. 무슨 수를 쓰든 이긴다, 소비에트 스타일
서양문화가 지배하는 세상은 치열한 경쟁사회이다. 어떤 사람은 이런 상황을 예시하면서 모든 삶은이기고 지는 투쟁의 연속이라고 해석하기도 한다. 그리고 이렇게 세상이 경쟁자로 우글거린다고 생각하는 사람들은 거의 경쟁적인 협상을 한다. 그들은 다른 사람의 필요와 승인에 신경을 쓰는 대신어떻게 해서든 자신의 필요를 충족시키기 위해 칼을 휘두르는 전사들이다. 이런 경쟁적인 접근법은어떤 사람이나 집단이 눈에 띄는 적을 희생시키고서 자기들의 목적을 달성하려고 할 때 생긴다.경쟁자를 눌러 버리려는 이런 시도는 위협이라는 뻔한 책략에서부터 미묘한 형태의 조종에 이르기까지 전 영역에 걸쳐 일어날 수 있다. 이런 자기 중심적인 전략을 나는 소비에트 스타일이라 부른다.
이 말은 다른 누구보다 해체되기 이전의 구 소련 지도자들이 다른 나라나 집단을 희생시키면서까지계속 이득을 취하려 했던 데서 따온 말이다. 그러나 나는 어느 특정 국가나 민족을 폄하하기 위해 이런 용어를 사용한 것이 아니라 단지 협상 방식만을 얘기하는 것이다.그렇다면 이렇게 이기고 지는 식으로 협상을 하는 사람들을 어떻게 알아낼 수 있을까? 그들은 그들의특이한 행동으로 구별해 낼 수 있다.
- 극단적인 초기 입장
그들은 항상 상대의 기대치를 무너뜨릴 만한 심한 요구나 어처구니없는 요구로 협상을 시작한다.
- 제한된 권한
협상은 하지만 그들에게는 협정에 허가를 할 권한이 거의 없거나 아예 없다. 그렇기에 협상의 권한이없는 자들과는 절대 협상하지 말라.
- 감정전술
그들은 얼굴이 벌개져서 목소리를 높이며, 분노한 듯(이용당할까봐 겁에 질려서)행동한다. 때때로 그들은 분개한 듯 회담장 밖으로 성큼성큼 걸어나갈 것이다
- 상대방의 양보는 약함의 표시로 인정된다.
교착상태를 타개하기 위해 물러나 무엇인가를 양보한다 해도 그들은 거의 답례를 하지 않을 것이다.
- 양보에서 인색함
그들은 어떤 종류든 양보하는 것을 미루며, 양보한다 해도 그때는 이미 그들의 입장이 약간 변했을때이다.
- 최종기한 무시
그들은 끈질기다. 시간은 전혀 문제가 안 된다는 듯 행동하는 경향 또한 그들의 특징이다.
당신은 내가 왜 이 구 소련식 감정전술을 말하고 있는 것이라고 생각하는가? 나의 목적은 한 가지 뿐이다. 그것은 당신에게 이 술책을 사용하라는 것이 아니라 그 술책을 잘 알아보고 속아넘어가지 말라는 뜻이다. 아무리 베일에 싸인 방법이라도 잘 이해하고 살펴보게 되면 거기에 오염되지 않는다.
7 . 서로에게 이익이 되는 협상과 그 테크닉
협상은 물질적인 것들을 교환하는 것 이상의 무엇이다. 바르게 행동하고 처신하는 방식만이 이해와믿음, 수용, 존중, 신뢰를 발전시킬 수 있다. 그 방식은 바로 다가가는 태도와 목소리의 높낮이, 의사표시를 하는 태도, 쓰는 방법들, 상대방의 감정과 필요에 대해 보여주는 관심이다. 이 모든 것이 바로협상의 과정을 구성한다. 그러므로 목적을 이루기 위해 움직이는 방식 그 자체로 상대방의 필요들 중일부를 만족시켜줄 지도 모르는 일이다.
협상의 출발점에서 당신의 입장을 말할 때는 정중하게 해야 하고 머리를 긁적거리며 실수를 저지를수도 있다는 것을 인정하라. 당신의 관점에서가 아니라 그들의 관점이나 용어의 틀로 문제를 보아라.
감정이입을 하면서 들어라. 이 같은 태도는 마찰을 최소화한다. 중요한 사실은, 협상은 술책으로 상대를 조종하는 것이 아니라 양측 모두 승리할 수 있도록 신뢰를 바탕으로 진정한 관계를 만드는 점이다. 그러므로 당신이 상대에게 다가갈 때 올바른 방법과 태도를 취하고, 서로의 필요를 만족시킬 수있도록 창조적인 시각을 가지고 해결점을 찾는다면 우리는 모두 승리할 수 있다.
서로 협조적인 스타일의 협상, 즉 협상 당사자 양측 모두가 만족하는 결과를 얻어내기 위해서는 서로간의 신뢰 형성, 지지획득, 반대자들 다루기에 역점을 두어야 한다. 반대자들(적)은 두 가지 형태로 생기는데 바로 생각이 다른 적과 감정적인 적이다. 생각이 다른 적은 정보, 경험, 감정을 총동원하여 서로 좋은 결과를 찾아내도록 격려해야 한다. 양측이 합심한다면 상승적인 결과를 낳는 것도 가능하다.
그러나 감정적인 적인 경우에는 왜 어떤 사람이 감정적인 적이 되는가를 먼저 알아야 하는데 그것은상대의 체면을 손상시켰기 때문이다. 그러므로 우리는 감정적인 적을 만들지 않으면서 요점을 분명히말하고 주장을 제시할 수 있어야 한다.
8. 전화 협상과 합의 사항 메모
전화협상의 특징은 눈으로 확인을 하지 못하기 때문에 오해가 일어나기 쉽고, 빠르며, 경제적이고 거절하기 쉽다. 전화상으로 거절하는 것은 별로 힘들지도 않고 복잡하지도 않기 때문이다. 그러므로 원하는 것을 진지하게 얻고자 한다면 직접 만나서 협상하라. 어떤 유형의 협상에서든지 빠르게 해결하려는 것은 위험하다. 그러므로 전화로 갈등을 해결하거나, 심지어 개별면담으로 해결할 때조차 무리하게 서두르는 것은 위험하다.
그러나 노련한 협상가는 전화가 협상에 있어 공격이나 방어를 위한 잠재적 무기로 쓰일 수 있음을 알고 있다. 왜냐하면 어떤 전화 대화에서든 전화를 거는 쪽, 즉 거는 사람이 주도권을 쥐게 되기 때문이다. 뜻밖의 전화를 받는 사람은 불리할 수밖에 없다. 먼저 거는 사람은 충분한 준비를 하고 머릿속으로는 목적과 전략과 전술도 준비했다. 게다가 상대방의 반대를 예측한 후에 그 반대를 무산시킬 대답과 수집된 자료들까지 준비하고 있다. 그러나 전화를 받는 쪽은 아무 준비도 되어있지 않다. 그렇다면누구에게 승산이 있을까... 거의 대부분의 사전 진행 단계는 전화를 통해 이루어진다. 그렇기 때문에
전화라는 도구가 당신에게 적대적이 아니라 당신을 위해 움직이도록 해야 한다.
훌륭하고 일반적인 법칙 중 하나는 가급적 글로 써서 의사를 전달하는 과정을 피하는 것이다. 그러나확실히 펜을 들어야 할 때가 있다. 물론 그런 경우에는 다음을 잊지 말아야 한다. 즉 종이에 무언가를쓸 때는 법정에서 읽혀도 될 만한 형식으로 써야 한다. 중요한 전화 거래가 끝난 다음에는 상호간에이해가 얽힌 문제를 협상하여 이런 결과를 문자로 나타내게 된다. 이런 문서는 특히 주의 깊게 작성해야 한다. 전화 통화를 하고 있을 때에는 상대방에게도 당신이 합의서를 작성하고 있다는 것을 알려주도록 하라. 직접 맞대면하여 합의를 마친 뒤에도 그런 메모를 해야 한다. 합의 사항의 메모는 때때
로 취지문이나 협약문으로 이해되기 때문이다.
9. 위로 올라갈수록 유리해진다
모든 조직은 계층구조로 되어 있다. 만족스럽게 처리될 때까지 한 단계씩 꾸준하게 계단을 올라가야한다. 위로 올라가면 갈수록 당신이 필요를 충족시킬 수 있는 가능성은 많아진다. 왜 그런가? 그들은더 많은 권한을 쥐고 있으며 어떤 위험을 감수하여 결정을 내리는 데에 따른 보수를 받고 있기 때문이다. 어떤 단계에서든지 시간을 낭비하고 싶지 않다면, 권한이 없는 사람과 협상을 하지 않도록 하라. 즉 누군가와 상대를 하려면, 먼저 다음과 같은 상황을 파악해야 한다. 이 사람은 누구인가? 다른사람들은 이 사람과 어떤 경험을 공유하고 있는가? 기구 조직상 어떤 위치에 있는가? 실제로 어떤 유형의 결단을 내릴 수 있는가? 실제로 영향력이 있는가?
당신에게 5학년 짜리 아들이 있다고 하자. 그는 수학을 끔찍이 싫어한다. 머리가 나빠서 그런 것이 아니다. 국어 성적은 출중하니까. 그 이유는 수학 선생에게 있었다. 선생님이 아이들 앞에서 심한 무안을 주었기 때문이다. 설상가상으로 이 수학 선생이 마지못해서라도 고개를 끄덕여주지 않으면 아들은6학년으로 진급하지 못하는 상황이다. 자, 그렇다면 당신은 아들이 6학년으로 올라갈 수 있도록 어떻게 협상할 것인가? 이때는 수학선생이 실제로 낙제점을 주기 전에 그 선생을 만나야 한다는 것이 중요하다. 그러나 절대 전화로 협상하지 말라.
수학 선생과 비밀리에 의논할 때는 적극적으로 상황을 설명하라. 그래도 통하지 않으면 즉시 학교의위계질서에 따라 다음 단계에 호소하라. 필요하면 교장과 면담을 할 때까지 계속하라. 보통의 경우 교장은 수학 선생보다 이런 교착상태를 더 잘 알 것이다. 왜? 교장은 정치적이기 때문이다. 교장은 당신을 부모로만 보는 것이 아니라 납세자로 보고 있기 때문이다. 그러면 당신의 아들은 6년으로 올라갈 수 있을까? 그렇다. 피라미드 구조의 어떤 행정기관에서든 높이 올라갈수록 당신에게 유리하다. 그들은 실용주의적이며 유연하다. 그렇기에 그들은 이른바 굽힐 수 없는 규칙을 더 기꺼이 굽히려 할 것이다.
관료체제에서 상당한 권한을 지닌 누군가에게 기대할 수 있는 사항은, 그가 동의했다면 동의한 바를이루기 위해 그의 권한으로 할 수 있는 일은 모두 할 것이라는 사실이다. 그는 자기가 약속한 사항을지키기 위해 최대한 애쓸 것이다.
10. 자신을 주목하게 하라, 개인화
효율적으로 협상을 하기 위해서는 상대방에게 자신을 통계상의 한 수치나 상품, 즉 상거래 상의 한물품으로 보이도록 해서는 안 된다. 당신이 자신을 독특한 개성을 지닌, 상처받기 쉬운 인간으로서의존재로 내보일 때, 바라는 바를 얻을 가능성이 훨씬 크다. 그러므로 자신을 개인화시켜서 비 개인적인통계수치로 보이지 않게 하는 것은 당신 자신에게 달려 있다. 누구도 자신을 통계수치와 동일시하지는 않는다. 피와 살이 있는 사람으로서 고뇌하고 슬퍼하는 존재다. 협상가로서 당신의 영향을 극대화시키기 위해서는 상대하는 사람이 누구든 간에 당신 자신과 상황을 개인화 시켜야 한다.그러면 어떻게 당신 자신을 개인화 시킬 수 있을까? 그러기 위해서는 당신이 감정과 무언가를 필요로하는 사람, 상대방이 좋아하고 걱정해주고 책임감을 느끼도록 하는 사람으로 인식시켜야 한다. 다시말해서 적어도 상대방이 무언가를 해주고 싶은 사람으로 느끼도록 만들어야 한다. 상황을 개인화 시키기 위해서는 그 기관을 대표하는 당신 자신을 위해서 협상하라는 말이다. 예를 들어 당신이 지역여성회, 뉴욕시 운송청, 그 밖의 당신이 가입한 단체들을 대표하여 다른 사람으로 하여금 비 개인적인이 단체(실제로는 각각의 개인들이 모여있는 단체이지만)에 약속을 하게 하려면 어떻게 해야 하나? 역시 인간화 시켜야 한다. 사람이 그 기관이 아니라 그 기관을 통해서 당신 생각을 해주도록 설득하라.그러면 약속을 받아낼 수 있다.
우리는 이제까지 협상의 여러 가지를 충분히 돌아봤다. 이 긴 여행의 마지막에 도착했을 때, 그곳이당신의 삶에 보탬이 되고, 당신의 삶을 해방시키는 출발점이 되리라고 믿는다. 당신에게는 당신이 삶뿐만 아니라 다른 사람의 삶까지도 바꿀 힘이 있다. 힘을 행사할 기회가 왔을 때 몸을 빼거나 다른누군가가 행동하기를 기다리지 말라. 물론 당신은 자신이 원하는 것을 얻을 수 있다. 그러나 당신이원하는 부분을 얻는 그 과정에서 다른 사람들 역시 무언가를 얻을 수 있도록 해야 한다. 훌륭한 인생이란 당신이 살아가는 동안 무언가 도움을 주는 일에 참여하고 있는 존재일 때 가능하다.